1. Zapisywanie dokumentów aplikacyjnych
List motywacyjny i cv powinny zostać zapisane w jednym z najbardziej popularnych formatów, aby potencjalny Pracodawca nie miał problemu z ich odczytaniem, może to być np. Microsoft Word. Można także zamienić plik tekstowy na format PDF przy użyciu dostępnych darmowych programów (np. PDF Creator). Jeśli potrzebne jest dołączenie zdjęcia, to wkleić je w formacie JPG lub GIF.
Należy zatytułować dokumenty aplikacyjne np. „Janina Grabek – życiorys”, „Janina Grabek – list motywacyjny”. Wysłanie dokumentów jako „nowy dokument” jest dużym błędem i może sugerować, że kandydat nie przywiązuje wagi do szczegółów.
2. Nadawca e-maila
Adres e-mail, z którego wysyłamy dokumenty aplikacyjne powinien brzmieć oficjalnie np. janina.grabek@.....
Wysyłając aplikację zaznaczyć w opcjach polecenie „Zażądaj potwierdzenia przeczytania listu”, gdyż wtedy otrzymamy zwrotną informację, że e-mail został wysłany na właściwy adres i został wyświetlony.
Nie należy wpisywać w pole „adresat” więcej niż jeden adres e-mail. Należy poświęcić więcej czasu na wysyłanie aplikacji i każdą adresować osobno. W ten sposób wyrażamy szacunek do adresata.
3. Tytuł e-maila
W tytule e-maila umieszczamy na ogół nazwę stanowiska, o które się ubiegamy oraz numer referencyjny, jeśli został podany w ogłoszeniu i miejscowość, w której chcesz pracować jeśli jest ich podanych więcej niż jedna, np.: CV NA STANOWISKO PRACOWNIKA HALI NR.REF. 185/15/ZAMOŚĆ
Jeżeli wysyłamy CV do firmy, która nie szuka w danej chwili pracownika, można wymienić kilka stanowisk pracy, np. CV NA STANOWISKO PRACOWNIK HALI/SEKRETARKA/PRACOWNIK BIUROWY.
Czasami Pracodawcy sami podają jak ma zostać zatytułowany e-mail.
4. Treść wiadomości
Pisząc e-maila używamy zwrotów grzecznościowych, takich jak w tradycyjnych listach. Po napisaniu treści wiadomości, która powinna być krótka i rzeczowa, należy dołączyć w załącznikach list motywacyjny i CV. Odpowiadając na ogłoszenie należy postępować zgodnie z wytycznymi Pracodawcy. Czasami na życzenie Pracodawcy zamiast załączania listu motywacyjnego można o swoich atutach i motywacji do podjęcia pracy napisać już w treści e-maila.